Síndico novo: o que fazer para começar bem a administração no meu condomínio

Após passar a felicidade de ser eleito síndico do condomínio, vem a preocupação de fazer uma boa administração para honrar a confiança depositada pelos outros condôminos. Esse sentimento é muito comum em síndicos novos. Mas, não se desespere, afinal, se você foi o escolhido é porque as pessoas confiam no seu potencial!

Qualquer atividade desconhecida gera insegurança e ser síndico de “primeira viagem” não é diferente. Essa nova jornada implica em muitas responsabilidades, infinitas tarefas e diversos papéis, por isso, fizemos este texto com o intuito de te ajudar a fazer uma boa gestão. 

Neste post, você, síndico novo, irá encontrar uma lista de itens que devem ser conferidos antes de assumir a função de síndico. Confira! 

Funções do síndico 

Antes de começarmos a fazer o checklist é preciso conhecer as principais funções desempenhadas pelo síndico. As atividades destinadas ao gestor condominial estão descritas no Código Civil, que dedica o Capítulo VII ao Condomínio Edilício nos artigos 1.331 a 1.358. 

Na prática, o síndico é o responsável legal do condomínio. Ele atua de maneira permanente no gerenciamento para manter a ordem e o bom funcionamento da rotina. 

Diante disso, entre suas principais funções estão facilitar a comunicação do condomínio, auxiliar os condôminos e moradores na resolução de problemas, zelar pelo patrimônio comum e gerir pessoas. Além dessas atividades, o síndico também é responsável por: 

• convocar a assembleia dos condôminos;
• cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia; 
• cuidar da conservação das áreas comuns do empreendimento; 
• zelar pela prestação dos serviços de interesse dos condôminos; 
• elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
• gerir a arrecadação das cotas condominiais e a inadimplência;
• prestar contas anualmente e quando exigidas; 
• contratar o seguro do condomínio.

Como você pode notar, fica evidente que, para cumprir com todas as responsabilidades, é preciso estudar, montar um bom planejamento e fazer tudo de maneira estratégica. Então, continue lendo este post.  

Checklist inicial do síndico novo

Para que não tenha surpresas depois de assumir o cargo de síndico, preparamos um checklist de itens que devem ser averiguados com o antigo gestor. Ao adotar essas medidas, você evitará problemas burocráticos e vai romper com práticas da gestão anterior não recomendáveis. 

Por isso, fique atento a lista abaixo e faça o ‘check’ em cada item finalizado:  

• Recebimento de toda documentação da gestão anterior;
• Reunião com o síndico anterior para tirar dúvidas e esclarecimentos, além de manter o canal aberto; 
• Reunião de alinhamento com a administradora; 
• Providências Fiscais, tais como: CND nos órgãos governamentais (Receita Federal, Previdência e prefeitura); 
• Providências administrativas como cadastro atualizado de moradores, atualização de dados na Receita Federal,  no banco, certificado digital;
• Finanças, tais como previsão orçamentária, inadimplência, investimentos; 
• Infraestrutura: plantas do condomínio, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), vistoria junto com zelador, contratos de manutenção, relação de prestadores habituais, etc;
• Segurança: equipamentos e treinamento de funcionários;
• Reunião com o Conselho Fiscal de apresentação da atual situação do condomínio e próximos passos.

Depois de ler esses itens, você pode verificar que há uma série de detalhes que são importantes para serem avaliados antes de assumir o cargo de síndico. Por isso, conte com a ajuda de uma administradora para te orientar nesse processo. 

Veja a seguir como uma boa administradora vai te auxiliar. 

Papel da administradora 

Uma administradora de condomínios é uma empresa especializada em gestão e que atua como braço direito do síndico, que, muitas vezes, não conhece toda a legislação que envolve as atividades atribuídas às suas tarefas. Além disso, há o fato de serem tantas as responsabilidades que envolvem a gestão que é difícil manter tudo em dia.

A empresa fica responsável por cuidar de toda a parte administrativa, contábil, fiscal e de recursos humanos. Ou seja, toma conta da parte mais burocrática e que envolve um conhecimento mais técnico. Assim, as principais atribuições da administradora são:

• oferecer assessoria ao síndico e aos moradores; 
• emitir os boletos das taxas condominiais; 
• elaborar as folhas de pagamento e os contratos de trabalho dos funcionários; 
• administrar os encargos previdenciários; 
• organizar e armazenar os documentos do condomínio; 
• fazer a gestão tributária, fiscal e contábil; 
• auxiliar no gerenciamento do fundo de reserva; 
• auxiliar na aplicação de multas e advertências; 
• realizar cobranças em caso de inadimplência; 
• elaborar o planejamento financeiro e previsão de orçamentos;
• controlar os contratos do condomínio;
• controlar os seguros obrigatórios;
• orientar as manutenções obrigatórios e periodicidade;
• montar os demonstrativos de receitas e despesa;

Como você viu, contar com uma administradora condominial é essencial para garantir uma gestão eficaz e transparente. Afinal, cerca de 200 tarefas administrativas do síndico podem ser transferidas para esta empresa, tais como: gestão de pessoal, gestão financeira, gestão jurídica, obrigações fiscais e tributárias, contratos etc. 

Por isso, procure uma empresa confiável e que tenha mais de 30 anos de atuação neste mercado de administração condominial, como é a Pacto Administradora. Clique aqui e solicite uma proposta. Ao fazer isso, você deixará a administração do seu condomínio mais eficiente. 

Ainda tem alguma dúvida desse checklist inicial? Mande mensagem nas nossas redes sociais que vamos esclarecê-las!