Certificado Digital para condomínio: veja tudo o que você precisa saber sobre o tema

Não há dúvidas de que várias atividades burocráticas e que demandavam muito tempo estão migrando para o virtual e, consequentemente, ganhando mais agilidade para a conclusão. Assinatura de documentos, envio de informações para a Receita Federal e a comunicação com os órgãos públicos são apenas algumas das tarefas que podem ser realizadas de maneira on-line. Mas como garantir a autenticidade das informações passadas? Usando um Certificado Digital.

Neste texto, vamos explicar mais detalhes sobre esse documento digital, como ele surgiu, porque o seu condomínio precisa de um e como adquirir. Continue a leitura desse conteúdo e saiba tudo sobre Certificado Digital.

O que é o Certificado Digital?

O Certificado Digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, que funciona como uma carteira de identificação virtual. Entre as suas variadas funcionalidades, podemos destacar que ele permite assinar documentos à distância com o mesmo valor jurídico da feita de próprio punho no papel, porém sem a necessidade de reconhecer firma em cartório.

Outra vantagem é a possibilidade de entrar em contato e enviar informações e declarações importantes para órgãos públicos, como, por exemplo, a Receita Federal.

É válido ressaltar que o Certificado Digital é extremamente seguro, afinal, a forma como ele comprova a identidade do autor é praticamente inviolável. Isso acontece porque o documento usa um par de chaves criptografadas que nunca se repetem.

Além disso, para garantir toda a segurança e autenticidade das informações, é imprescindível que o certificado tenha sido emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Origem do documento

A possibilidade de uso do Certificado Digital começou em 2001, após a publicação da Medida Provisória no 2.200-2, que instituiu no país a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. Essa medida teve como objetivo principal de “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.

Apesar dessa medida, o Certificado Digital ganhou grande adesão de pessoas jurídicas em 2026. A partir deste ano, as empresas tributadas no Simples Nacional com mais de 5 funcionários tiveram que aderir ao documento para enviar as informações fiscais e trabalhistas ao governo. Como a Guia de Recolhimento do FGTS, informações à Previdência Social (GFIP) e o eSocial.

Em 2017, com a Resolução CGSN nº 125, art. 72, caiu para 3 o número mínimo de funcionários das empresas obrigadas pelo Simples Nacional a possuir Certificado Digital. Essa mudança aumentou ainda a adesão ao documento.

Já em relação às pessoas físicas, o Certificado Digital ganhou popularidade após a pandemia. Segundo dados do ICP-Brasil, maio de 2021 registrou 623.364 novos documentos, 154 mil a mais em comparação com o mesmo mês de 2020.

Apenas neste ano, já foram emitidos 3.109.238 Certificados Digitais, crescimento de 51,24% de emissões, em relação ao mesmo período de 2020.

Quais são os tipos de Certificados Digitais?

Os Certificados Digitais dividem-se basicamente em dois grupos: o e-CNPJ e o e-CPF. Veja a diferença:

e-CNPJ: Certificado Digital para empresas/pessoas jurídicas. Com ele, é possível assinar documentos digitalmente, transmitir dados e atender aos compromissos fiscais do Governo, acesso a sites como da Receita Federal do Brasil (RFB), eSocial e Conectividade Social.
e-CPF: Certificado digital para pessoas físicas. Com ele, também é possível assinar documentos digitalmente com validade jurídica e também tem acesso rápido a sites como da Receita Federal do Brasil (RFB), eSocial e Conectividade Social.

Motivos para o seu condomínio ter um Certificado Digital

Agora que você já conhece tudo sobre o Certificado Digital, deve estar se perguntando: mas por que o meu condomínio precisa ter um? O primeiro motivo para o empreendimento ter esse documento é que desde 2013, a certificação se tornou obrigatória.

Isso porque, sem esse registro, não é possível enviar dados importantes sobre os funcionários para a Caixa Econômica Federal. Por isso, tanto o condomínio como o síndico – o representante legal – correm o risco de serem penalizados com multas pela Justiça do Trabalho e sofrerem processos trabalhistas.

Caso o condomínio não tenha funcionários, contar com o Certificado Digital também é importante. Pois, quem faz uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social” para fazer a transmissão dessas informações. Além disso, dados sobre o Imposto de Renda também serão enviados por meio deste canal.

Confira outros benefícios de ter esse documento:

mantém o condomínio em dia com as obrigações trabalhistas;
garante a segurança dos dados e autenticidade das informações;
evita fraudes;
diminui a burocracia;
adianta as demandas do síndico;
assinatura de documentos de maneira rápida e instantânea;
otimiza a verificação das contribuições trabalhistas dos colaboradores;
agiliza a entrega das obrigações fiscais, como a declaração de Imposto de Renda.

Como obter esse documento

O primeiro passo para você, síndico, solicitar o Certificado para o seu condomínio é separar os seguintes documentos: a ata de eleição (registrada em cartório e com o mandato válido), convenção original, documento válido do responsável legal (RG e CPF OU CNH ou carteira funcional) e o estatuto original registrado para as associações.

Após isso, entre em contato com a PACTO Administradora. Além de auxiliar na gestão contábil, administrativa e financeira, também somos uma Autoridade de Registro. Ou seja, estamos preparados para emitir ou renovar agora mesmo o Certificado Digital tanto para pessoas jurídicas como físicas. Clique aqui e saiba mais.